Von der Papierakte zur digitalen Kurve
Übersicht
Projektrahmen:
Einführung der wissensbasierten Pflegeplanung- und Pflegedokumentation apenio® mit tiefer Integration in das Krankenhaus-Informationssystem CLINIXX® von AMC (KHZG FTB 3-5) in der Fachklinik Sana Krankenhaus Gottesfriede Woltersdorf und in den zugehörigen vier Tageskliniken.
Erreichte Prozessoptimierung:
Vollständige Umstellung von Papierakte auf digitale Patientendokumentation inklusive nachweislicher Ressourcen- und Kosteneinsparungen.
Das Sana Krankenhaus Gottesfriede Woltersdorf hat einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht. Im Rahmen eines umfassenden Projekts wurde die wissensbasierte Pfl egeplanung und -dokumentation apenio® eingeführt und tief in das bestehende Krankenhaus-Informationssystem CLINIXX® von AMC integriert. Dieser Schritt ist Teil der Umsetzung des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) und wurde mit Unterstützung entsprechender Fördergelder realisiert. Die Einführung der neuen Lösung umfasste die Abbildung sämtlicher Pflege- und Dokumentationsprozesse in digitaler Form sowie die Einführung der medizinischen Dokumentation.
Seit 2011 nutzt das Krankenhaus apenio® für die Pfl egeplanung. Mit der Übernahme durch die Sana Kliniken im Jahr 2020 wurde apenio® 2023 auf eine Vollversion ausgeweitet, die nun auch die digitale Kurve und zahlreiche weitere Module umfasst.
„Das war für uns ein Riesenschritt, weil wir bisher nur wenige Möglichkeiten von apenio® genutzt haben und nun vollumfänglich auf eine digitale Patientenakte umgestellt haben. Wir haben dadurch eine Lösung für eine moderne und effiziente Dokumentation gefunden.“
betont Dr. Nadine Martin, Fachärztin für Innere Medizin und Geriatrie.
Digitalisierung der Pflegedokumentation: Ein umfassender Wandel
Der digitale Wandel im Sana Krankenhaus Gottesfriede Woltersdorf wurde durch die Einführung der multiprofessionellen Patientendokumentation maßgeblich vorangetrieben. Neben der Pflegeplanung wurden auch medizinische Prozesse wie ärztliche Anordnungen und die Medikation, durch die Integration des Medikationssystems ID MEDICS®, vollständig digitalisiert. Diese Umsetzungen wurden durch die Anbindung an die bestehende IT-Infrastruktur ermöglicht.
„Für uns war es wichtig, keinen Medienbruch zu haben. „Unsere Patienten werden oft sowohl in der Fachklinik als auch in den Tageskliniken behandelt. Es war entscheidend, dass wir einmal erfasste Daten in beiden Einrichtungen nahtlos weiterverarbeiten können.“
erläutert Annika Reinholz, Leiterin für klinische Prozesse und Digitalisierung.
Die Implementierung von apenio® wurde durch ein interdisziplinäres Projektteam begleitet. Pro Station wurden Key-User ernannt, die als Ansprechpartner und Multiplikatoren fungierten und sicherstellten, dass die Bedürfnisse jeder Abteilung in die Systemanpassung einflossen.
Reinholz erklärt:
„Wir haben die Kurve für die Tageskliniken 1:1 von der Fachklinik übernommen. So vermeiden wir Verwirrung und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Station, nahtlos in das System integriert sind.“
Erfolgreiche Umsetzung: Von der Einführung bis zur Routine
Die Umstellung auf das neue System verlief zügig und effektiv. Im Sommer 2023 startete die Einführung der neuen Module und bis Ende des Jahres wurde auf allen Stationen der Fachklinik die Papierakte abgelöst. Im folgenden Jahr wurden dann auch drei Tageskliniken in Fürstenwalde, Strausberg und Woltersdorf integriert.
„Es war ein aufregender Prozess, aber die positive Einstellung und die enge Zusammenarbeit mit apenio® haben uns sehr geholfen. Die Schulungen waren intensiv und gut strukturiert, und apenio war immer ein verlässlicher Partner,“
berichtet Dr. Martin
Die vierte Tagesklinik in KönigsWusterhausen eröffnet im September 2024. Dort „würden dann auch gleich die ersten Patienten digital aufgenommen werden“, so Reinholz.
Die Vorteile der Digitalisierung wurden schnell sichtbar. „Wir müssen keine Papierakten mehr suchen und können nun gleichzeitig an einer Akte arbeiten“, erklärt Stationsleiter Mathias Erler. Pflegefachkraft Samuel Raasch unterstreicht dies:
„Vorher war es oft mühsam, eine Akte zu finden, die vielleicht gerade beim Arzt oder Sozialdienst war. Jetzt können wir alle gleichzeitig auf die digitalen Daten zugreifen und arbeiten viel effizienter.“
Steigerung der Dokumentationsqualität und Patientensicherheit
Ein zentraler Aspekt der neuen digitalen Lösung ist die Verbesserung der Dokumentationsqualität und der Patientensicherheit.
„Es ist viel einfacher, alle relevanten Daten auf einen Blick zu erfassen, und wir müssen uns keine Sorgen mehr machen, dass eine wichtige Information in einer unleserlichen Handschrift verloren geht“,
betont Raasch.
Die Einführung der Standardpflegepläne hat ebenfalls zu einer erheblichen Effizienzsteigerung beigetragen.
„Durch die Standardpflegepläne können wir die Aufnahmeprozesse deutlich beschleunigen“„Die Pflegeplanung geht jetzt viel schneller von der Hand, und wir können uns auf die wichtigen Aspekte der Patientenversorgung konzentrieren.“
erklärt Raasch.
Ein weiteres Highlight ist die mobile Anwendung von apenio®, die den Pflegenden ermöglicht, direkt am Patientenbett zu dokumentieren.
Erler erläutert:
Die Wunddokumentation erfolgt jetzt direkt über das Tablet. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Übertragung von Daten auftreten könnten.“
Positive Resonanz und ein Blick in die digitale Zukunft
Trotz anfänglicher Skepsis gegenüber der digitalen Umstellung ist die Rückmeldung durchweg positiv.
„Die meisten unserer Mitarbeiter haben sich schnell an das neue System gewöhnt und schätzen die Vorteile. „Natürlich gab es am Anfang einige Herausforderungen, aber die Vorteile überwiegen deutlich.“
berichtet Dr. Martin. Raasch und Erler bestätigen diese Einschätzung:
„Die Umstellung war zunächst eine Herausforderung, aber jetzt, wo wir routinierter mit dem System arbeiten, möchten wir nicht mehr darauf verzichten.“
Nicole Braunsch, Stationsleiterin in der Tagesklinik Fürstenwalde, fasst es knapp zusammen: „Papierakten sind toll, aber apenio® ist einfach besser.“ Die Einführung von apenio® im Sana Krankenhaus Gottesfriede Woltersdorf ist ein gelungenes Beispiel dafür, wie Digitalisierung die Effizienz und Qualität in der Patientenversorgung verbessern kann. Die Erfahrungen, die hier gesammelt wurden, könnten auch anderen Kliniken als Modell dienen.
Dr. Martin fasst zusammen:
„Ich kann apenio® nur empfehlen. Es ist eine moderne, benutzerfreundliche Lösung, die uns in vielen Bereichen unterstützt.“
Der Erfolg des Projekts in Woltersdorf legt den Grundstein für weitere Digitalisierungsschritte – die Anbindung von Medizingeräten an die digitale Kurve ist bereits in Umsetzung. Mit der Einführung von apenio® hat das Sana Krankenhaus Gottesfriede Woltersdorf nicht nur den aktuellen Anforderungen der digitalen Transformation entsprochen, sondern auch die Weichen für eine zukunftsfähige und qualitativ hochwertige Patientenversorgung gestellt.
