Digitale Patientendokumentation für ein voll digitales Krankenhaus

Das Katholische Krankenhaus St. Johann Nepomuk in Erfurt setzt derzeit ein breit angelegtes Digitalisierungsprogramm um. Ziel ist es, innerhalb weniger Jahre weitgehend mobil und papierlos zu arbeiten. Herzstück ist das i-SOLUTIONS Health Krankenhausinformationssystem (KIS) ClinicCentre mit der tief integrierten Lösung für Patientendokumentation apenio von apenio GmbH & Co. KG, die im Zusammenspiel die gesamte interdisziplinäre Patientendokumentation nahtlos abbilden.

Seit vielen Jahren setzt das Katholische Krankenhaus (KKH) St. Nepomuk in Erfurt auf IT-Lösungen der i-SOLUTIONS Health GmbH. Neben dem KIS ClinicCentre werden für die administrative Dokumentation das ERP-System BusinessCentre und für die Labordokumentation das LIS LabCentre genutzt. Seit etwa 2011 trugen sich die Verantwortlichen am KKH Erfurt mit dem Gedanken, die Digitalisierung über diese punktuellen Lösungen hinaus weiter in Richtung eines papierlosen Krankenhauses voranzutreiben. Im Jahr 2015 war es dann so weit, und ein breit angelegtes Digitalisierungsprojekt im Umfang von rund zwei Millionen Euro wurde angestoßen.

Erfahrenes Projektteam und gute Hardware-Ausstattung sls Erfolgsfaktoren

„Was uns vor allem fehlte, war die Digitalisierung der unmittelbaren Patientenversorgung“, betont Sven Kordon, Leiter der Abteilung Projekt- und Qualitätsmanagement am KKH. Dazu war es erforderlich, eine WLAN-Infrastruktur aufzubauen und alle Stationen mit mobilen Terminals für Ärzte und Pfl ege auszustatten. „Eine adäquate Hardware-Ausstattung ist für so ein Projekt ein wichtiger Erfolgsfaktor“, so Kordon. In Erfurt werden Nägel mit Köpfen gemacht und jede Station erhält vier bis sechs mobile Wägen. So gibt es auch dann noch genügend Arbeitsplätze, wenn Pflege und Ärzte auf Visite einen Wagen mitnehmen.

Als es nach dem Startschuss des Projekts Anfang 2015 an die Auswahl der IT-Lösung ging, wurde zunächst ein Projektteam gebildet, geleitet von Sven Kordon und seiner Kollegin Julia Wetzl. An dem Team waren jeweils ein ärztlicher und ein pfl egerischer Vertreter aus der Psychiatrie, der Inneren Medizin und den operativen Fächern beteiligt, außerdem Vertreter der Technik und der EDV-Abteilung.

„Andere Krankenhäuser machen solche Projekte teilweise mit kleineren Teams. Wir wollten aber möglichst viele der ohnehin bei so einem Projekt aufkommenden Diskussionen bereits innerhalb der Projektgruppe führen. Das macht es aber im weiteren Verlauf einfacher“

betont Wetzl. Aus demselben Grund wurde auch von Anfang an festgelegt, dass die Projektgruppe nicht nur die Einführung, sondern die gesamte Umstellungsphase begleitet.

Tiefe Integration ins KIS als Grundvoraussetzung

Insgesamt haben sich die Mitarbeiter des KKH ein knappes Dreivierteljahr im Markt umgesehen. Installationen in Referenzhäusern wurden in Augenschein genommen, Nutzer in anderen Einrichtungen befragt und nach „Hands-on-Sessions“ ein Meinungsbild der Praktiker eingeholt. Am Ende gab es eine klare Präferenz für eine Erweiterung des bestehenden KIS ClinicCentre um die Lösung für Patientendokumentation apenio von apenio, eine technologisch und funktional führende Lösung, die auf service-orientierter Architektur basiert und mit einer sehr flexiblen Oberfläche optimal als Webservice in das KIS ClinicCentre integriert ist. Mehrere Kriterien waren maßgeblich für diese Entscheidung.

„Zum einen war eine tiefe Integration ins KIS für uns eine Grundvoraussetzung. Denn wir wollten eine gesamthafte Patientendokumentation für Ärzte und Pflege ohne Medienbrüche. Das war durch die enge Kooperation zwischen i-SOLUTIONS Health und apenio gegeben. Wir wollten keine Anbindung eines externen Moduls über eine Schnittstelle“

so Kordon. Wichtig war außerdem, dass die Software unsere Pflegeprozesse unterstützt. „Das klingt trivial, aber das können bei weitem nicht alle“, so Wetzl.

In Erfurt hat dieser Punkt deswegen besondere Relevanz, weil das Krankenhaus nicht nur mit Pflegeprozessen arbeitet, sondern auch eine eigene Pflegeschule mit derzeit 80 Auszubildenden hat. Pflegeprozesse sind dort Teil des Lehrplans. Eine IT-Lösung, die in der Lage ist, das auch praktisch umzusetzen, ist daher unverzichtbar. apenio basiert auf der gleichnamigen, wissenschaftlich erarbeiteten Pflegeklassifikation. Zwei weitere Faktoren gab es, die neben der tiefen Integration ins KIS und der Prozessunterstützung ausschlaggebend dafür waren, dass i-SOLUTIONS Health und apenio den Zuschlag erhielten.

Automatisierte Dokumentation optimiert Erlöse ohne Zusatzarbeit

Zum einen sollte die IT-Lösung sowohl die medizinische als auch pflegerische Dokumentation abbilden können. Zum anderen sollte den Mitarbeitern die Arbeit dadurch erleichtert werden, dass bestimmte abrechnungsrelevante Dokumentationsschritte automatisiert werden.

„Wir wollten so wenig Doppelabfragen wie möglich, und die Software ist in diesem Punkt wirklich gut aufgestellt. Die Mitarbeiter werden von zusätzlichen administrativen Eingaben weitgehend entlastet das war uns ganz wichtig“

betont Wetzl. Beispielhaft nennt sie die automatische Codierung von pflegerischen Nebendiagnosen, die durch die Software vorgenommen wird:

„Diese Codierungen sind bei einer unvollständigen Papierdokumentation oft nicht möglich bzw. werden so von den Kostenträgern im Rahmen der MDK-Prüfungen nicht anerkannt, was unmittelbare Auswirkungen auf die Erlöse hat. Durch die Software lassen sich die tatsächlich geleisteten Behandlungen besser abbilden und die Erlöse konsequenter einfahren.“

Nicht zuletzt wird der Zugriff für das Medizin-Controlling besser. So haben Ärzte, Kodierer und Controller jetzt schon während des Aufenthalts der Patienten Einblick in relevante Daten. Sie sehen, was noch nicht abgezeichnet oder codiert ist, können auf Station nachfragen und eingreifen, bevor es zu spät ist.

Auch jenseits der reinen Erlösoptimierung ist die Steigerung der Dokumentationsqualität für Dr. med. Martin Krajci, Leiter des Medizinmanagements am KKH, einer der wichtigsten Fortschritte, den die digitale Dokumentation mit sich bringt.

„Jeder kann, egal wo er ist, zu jeder Zeit auf die gleichen Dokumente zugreifen. Das ist ein enormer Gewinn. Früher konnte die Pflege nicht dokumentieren, wenn der Arzt auf Visite war, oder der Sozialdienst konnte nicht arbeiten, während die Pflege die Kurven aktualisierte. Das ist jetzt anders, von der besseren Lesbarkeit gar nicht zu reden.“

Von medizinischer Seite stellt Krajci vor allem die elektronische Arzneimittelverordnung als erheblichen Nutzen heraus:

„Die ist für die Ärzte anfangs eine Umstellung, weil sie andere Prozesse erfordert, als sie bisher gewohnt waren. Die Patientensicherheit erhöht sich durch die elektronische Unterstützung aber deutlich.“

Einer der Gründe ist, dass sich die Krankenhausapotheke sehr viel enger einbinden lässt. Der Apotheker sieht am Computer, was verordnet wurde und kann gezielt auf Station gehen, um bestimmte Medikamentenkombinationen gemeinsam mit den behandelnden Ärzten zu besprechen.

Die elektronische Arzneimitteldokumentation erlaubt es auch, dass die Apotheke bei vorstationären Patienten die Medikation unkompliziert auf die Hausmedikation umstellen kann.

„Das hilft auch dem Arzt, weil es ihm Arbeit abnimmt. Der digitale Prozess unter Einbeziehung der Apotheke ist zudem deutlich weniger fehleranfällig und risikobehaftet als der alte Prozess.“

Mit dem bisherigen Verlauf des noch bis Ende 2017 geplanten Umstellungsprojekts auf die neue Lösung sind die Erfurter hoch zufrieden: „Die Zusammenarbeit mit apenio GmbH & Co. KG und i-SOLUTIONS Health ist gut“, unterstreicht Sven Kordon. Nach der Vertragsunterzeichnung im Dezember 2015 begann die Umstellung der Unfallchirurgie im Sommer 2016. Im September 2016 folgten die Allgemeinchirurgie und die Viszeralchirurgie, im November 2016 dann die Gynäkologie.

„Wir haben mit den operativen Fächern angefangen, weil die Abläufe dort sehr standardisiert sind. Durch die Standardpflegepläne der neuen IT-Lösung lassen sich besonders die operativen Fächer gut abbilden, was es für uns einfacher machte“

erläutert Kordon. Erste Rückmeldungen der Anwender bestätigen, dass das Vorgehen richtig war:

„Eine Oberärztin hat gerade zum Beispiel ausdrücklich die Übersichtlichkeit der Fieberkurve gelobt. Das zeigt, dass sich die Mediziner eine bessere Dokumentation wünschen und Verbesserungen auch wahrnehmen.“

Bei den operativen Stationen will das KKH natürlich nicht stehenbleiben: Im Frühjahr 2017 ist die Umstellung der Inneren Medizin geplant, jeweils simultan auf den beiden kardiologischen und gastroenterologischen Stationen.
Im Herbst 2017 folgt dann die Psychiatrie. Entscheidend für den Erfolg seien effektive Schulungen, betont Wetzl. Geschult wird vor Ort in kleinen Gruppen von bis zu sieben Personen so nah wie möglich am Umstellungstermin, Ärzte einen halben Tag, Pflegende einen ganzen, andere Berufsgruppen nach Bedarf. In der ersten Woche nach Umstellung sind Kordon und Wetzl dann von früh bis spät auf den Stationen als Ansprechpartner präsent.

Weitere Digitalisierungs-Schritte bereits in Planung

Ausgesprochen unkompliziert gestaltete sich die Anbindung der digitalen Patientendokumentation an die existierende Archivinfrastruktur. Das KKH Erfurt nutzt seit vielen Jahren das Archiv HYDmedia von Agfa und kooperiert mit einem ScanDienstleister, der die Papierdokumente digitalisiert und rechtssicher signiert. Durch die Einführung der digitalen Patientendokumentation werden jetzt zunehmend die digitalen Originalbefunde ins Archiv gegeben. Archivinfrastruktur. Das KKH Erfurt nutzt seit vielen Jahren das Archiv HYDmedia von Agfa und kooperiert mit einem ScanDienstleister, der die Papierdokumente digitalisiert und rechtssicher signiert. Durch die Einführung der digitalen Patientendokumentation werden jetzt zunehmend die digitalen Originalbefunde ins Archiv gegeben.

„Der Vorteil ist, dass die Daten nicht erst nach einer Woche im Archiv erscheinen, sondern sofort zur Verfügung stehen, sobald die administrative Entlassung im KIS vorgenommen wurde“

betont Kordon.

Technisch läuft das über die elektronische Patientenakte in ClinicCentre. Es gibt also keine eigene Schnittstelle zwischen apenio und Archiv. Eine qualifi zierte elektronische Signatur gibt es in Erfurt bisher nicht, die Authentifi zierung der Nutzer erfolgt über Nutzername und Passwort.
Erledigt sind die Arbeiten am Projekt „Digitalisierung KKH Erfurt“ mit dem Ende der Einführung der Patientendokumentation nicht. Es gibt eine Reihe anderer Teilprojekte, die auch noch in Angriff genommen werden wollen. So soll die gesamte technische Kommunikation auf IP-Telefonie umgestellt werden. Alle Mitarbeiter werden dann über ein eigenes Smartphone verfügen, mit dem sie auf klinische Daten zugreifen. Über die eigene apenio-App können dann Wunden für die Dokumentation abfotografiert oder Vitalzeichen und Leistungsnachweise dokumentiert werden.

Auch bei der Patientenaufklärung, der Arztbriefschreibung und der Befunderstellung stehen weitere Digitalisierungsschritte an. Und nicht zuletzt will man die sektorübergreifende Kommunikation angehen, wobei hier nicht nur an ein Einweiserportal gedacht wird, sondern auch an direkte Kommunikationskanäle wie beispielsweise eine digitale Sprechstunde. Die Geschäftsführung des KKH Erfurt stehe all dem nicht nur offen gegenüber, sondern sei ein aktiver Treiber. „Für das Überleben eines Krankenhauses ist entscheidend, dass es zukunftsfähig ist“, glaubt Kordon.