Einheitliches System für die Pflege- und die medizinische Dokumentation macht EMCO Privatklinik ELGA-fit

Ende 2015 startet in Österreich die elektronische Gesundheitsakte, kurz ELGA. Sie soll Krankenhäuser, Vertragsärzte, Apotheken und Pflegeeinrichtungen miteinander vernetzten, so dass diese im konkreten Behandlungsfall Vorbefunde, Entlassberichte und die aktuelle Medikation digital austauschen können.
Ab Mitte 2016 werden auch private Spitäler in das Netzwerk eingebunden. Die Teilnahme setzt eine elektronische Dokumentation der medizinischen und pflegerischen Leistungen voraus. So war auch die EMCO Privatklinik in Bad Dürrnberg bei Salzburg gefordert. Das Haus mit 60 Betten hat seinen Schwerpunkt in den chirurgischen Fächern. Gut 30 Ärzte und etwa 30 Pflegekräfte kümmern sich um rund 3.400 stationäre Patienten pro Jahr.
Auf dem Weg der Digitalisierung – medizinische und pflegerische Dokumentation erfolgten bis dahin papierbasiert in der klassischen Fieberkurve – geht die Einrichtung schrittweise voran, wie Geschäftsführer Mag. Thomas Kreuz erläutert:

„Primär möchten wir die digitale Pflegeplanung und -dokumentation sicherstellen sowie das Übertragen der wesentlichen Inhalte in standardisierte Befundabläufe. Bei der Systemauswahl hatten wir aber auch bereits die medizinische Dokumentation im Auge, die wir mit demselben System abbilden wollen.“

Dabei ist sich der Geschäftsführer bewusst, dass dieser Schritt durchaus bemerkenswert ist – ein System für die Pflege, das auch die Arbeit der Ärzte dokumentiert? „Für uns ist das logisch, da beide Berufsgruppen sehr eng zusammenarbeiten – zumal in einem so überschaubaren Team wie unserem“, erläutert Kreuz. Ein weiterer Grund für den Sonderweg: Das hauseigene Krankenhaus-Informationssystem wird nur in der Administration von stationärer und ambulanter Patientenaufnahme eingesetzt. „Und ein neues KIS kommt nicht infrage, da es für unser Haus überdimensioniert und zu kostenintensiv wäre“, so Kreuz.

Professionelles Auftreten überzeugt

Gesucht war also ein leistungsstarkes Informationssystem gleichermaßen für die Pflege wie die Ärzte.

„Uns war bewusst, dass wir mit einem erfahrenen Unternehmen arbeiten müssen, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Und atacama | Software ist von Beginn an sehr professionell aufgetreten. Bereits in der ersten Präsentation konnten wir den gesamten Prozess der Patientenbehandlung am Rechner nachvollziehen – von der Aufnahme bis zur Entlassung inklusive der Schnittstellen zwischen Pflegedokumentation, ärztlicher Anordnung und Visitenausarbeitung“, blickt der Geschäftsführer zurück. Insgesamt hat der hohe Praxisbezug überzeugt. „Man merkte, dass die Mitarbeiter von atacama wissen, wie Pflege funktioniert.“

so Kreuz. Dieses Wissen um die realen Abläufe spiegelt sich nicht zuletzt in der Pflegefachsprache von apenio wider, die auch der EMCO Privatklinik eine einheitliche Dokumentation gewährleistet.

Seit 1. Juli 2014 ist die Lösung nun in der Salzburger Privatklinik im Einsatz. Die Geschichte beginnt aber bereits ein Jahr vorher.

„Um unsere Pflegeabläufe bestmöglich in der Software abbilden zu können, haben wir diese in Zusammenarbeit mit einer österreichischen Beratungsfirma detailliert erfasst, daraus Standards entwickelt und in Pflegeprotokollen dokumentiert. Diese Ergebnisse hat atacama wiederum in apenio überführt.“

beschreibt Kreuz das Vorgehen. Während dieses Prozesses kam es zu einigen Anpassungen in den Abläufen – ein positiver Nebeneffekt der intensiven Auseinandersetzung mit der eigenen Arbeit.

Arbeitserleichterung schafft Akzeptanz

Eingeführt wurde apenio dann in allen Abteilungen gleichzeitig, von einem Tag auf den anderen schaltete das Haus von der bisherigen Papierdokumentation auf das IT-System um.

„Das verlief aufgrund der guten Vorbereitung und Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern von atacama reibungslos. Unser Partner atacama hat insbesondere Keyuser geschult, die den KollegInnen dann auf Station mit Rat und Tat zur Seite standen. Auch die älteren und weniger IT-affinen Pflegekräfte konnten wir so mit ins Boot holen.“

freut sich der Geschäftsführer.

Das gelang auch, weil alle Beteiligten sehr schnell die Vorzüge des Systems erkannt haben – und als Erleichterung der täglichen Arbeit sehen.

„Die Check- und Arbeitslisten, die in apenio hinterlegt sind, nehmen einen Teil des Drucks von den Pflegekräften. Das System gibt automatisch Hinweise auf terminierte Pflegemaßnahmen und gewährleistet so, dass keine Aufgabe mehr übersehen wird. Das war zu Zeiten der Papierdokumentation aufwändiger.“

weiß Kreuz. Zudem ist jede Anordnung eines Arztes und jede erbrachte Pflegemaßnahme mit einem Mausklick im System dokumentiert.

Qualität der Pflege weiter gesteigert

Ein weiterer wichtiger Aspekt für die Qualität der Pflege in der EMCO Privatklinik ist die Pflegefachsprache, die apenio zugrunde liegt und dafür sorgt, dass alle „dieselbe Sprache sprechen“.

„Zustandsbeschreibungen sind genau definiert. Wenn eine Pflegekraft beispielsweise den Schmerz auf einer Skala von eins bis zehn dokumentiert, wobei die einzelnen Stufen erläutert sind, ist das wesentlich genauer, als wenn sie das in ihren eigenen Worten beschreibt. So werden Pflege und Pflegeergebnisse transparenter und besser vergleichbar.“

führt Kreuz aus. Als weiteres Beispiel nennt er das Wundmanagement, das mit apenio sehr viel effizienter zu handhaben ist. Bei der Entlassung des Patienten wird der Pflegebericht – standardisiert, ELGA-fähig und für jeden Patienten gleich – automatisch in das KIS zur Abrechnung übermittelt. Kreuz selber nutzt die digitale Pflegeplanung und -dokumentation als Management-Tool zur Unternehmenssteuerung.

„Ich kann auf Knopfdruck die Pflegeminuten pro Patient extrahieren und sehen, wie viele Minuten die Schwester tatsächlich Pflegearbeit am Patienten verrichtet. Das lässt dann wichtige Rückschlüsse für die Pflegeeinsatzplanung zu“

so der Geschäftsführer.

Zweiter Schritt: Medizinische Dokumentation

Im Herbst startet die EMCO Privatklinik mit den Vorbereitungen zur Umsetzung der medizinischen Dokumentation in apenio. „Dazu erheben wir, welche Offline-Dokumente momentan im Einsatz sind und wer darin dokumentiert. Diese wollen wir dann ebenfalls mit apenio abbilden“, erläutert Geschäftsführer Thomas Kreuz das geplante Vorgehen. Zuerst soll die elektronische Dokumentation in ausgewählten Abteilungen eingesetzt werden, bevor alle Ärzte damit arbeiten können. Vom Erfolg auch dieses Projektes ist Kreuz überzeugt: „Wir haben mit atacama einen erfahrenen und kompetenten Partner an der Seite und mit apenio ein etabliertes System. Das stimmt mich zuversichtlich.“

Anwenderbericht: Einheitliches System für die Pflege- und die medizinische Dokumentation macht EMCO Privatklinik ELGA-fit (pdf)